La gestión del tiempo en las empresas es, posiblemente, uno de los ítem más importantes para obtener la productividad necesaria que permita a las mismas poder ser más competitivas en los mercados. Por este motivo, queremos relacionar 7 consejos que nuestra experiencia nos afirma que son indispensables:
1-. Realicen una orden del día previa de la reunión: corta y relevante.
Los puntos de esa orden del día tienen que ser directos y claros, no podemos tener reuniones eternas que distancien a los asistentes de sus quehaceres diarios.
Las reuniones tienen un coste de oportunidad, que las empresas nunca suelen medir…
Recomendamos que incluso se recuerde a los asistentes que el tiempo que están empleando también vale dinero para la sociedad.
En relación con lo anterior, si una vez vistos todos los temas de esa lista, les sobra tiempo… vayan a trabajar lo hablado; en el caso de que les sobren 15 minutos, no pronuncien la frase típica de ¿de qué más podemos charlar en estos 15 minutos? Para eso precisamente está la orden del día, para evitar caer en otros temas e ir directamente al grano.
2-. Asignen tiempo a los puntos a tratar.
Seguramente todos los puntos de la lista no son igual de importantes, es por ello que deberán dar el peso oportuno a cada uno de ellos, siempre en función de los objetivos de la reunión y/o del proyecto que tengan entre manos.
Con este consejo evitarán que los temas se eternicen. En ocasiones sucede que en la sala hay 5 personas de las que la mayoría se encuentran «a gusto» hablando de un tema determinado, obviando que hay más temas a tratar…
3-. Lleven preparada toda la información que se requerirá.
No hay nada peor que sentarse en la mesa de reunión y tener que estar continuamente pidiendo la personal de administración que fotocopien los balances, cuadros de mando o gráficos que no han llevado a la cita. El tiempo que se pierde es notable, y además, generan una espera incómoda para el resto de asistentes.
A las reuniones hay que ir preparado, con la documentación necesaria y, en el caso de que se requiera de visualizar otros documentos, siempre podrán llevar tablet o portátiles que permitan rápidamente abrir cualquier archivo relacionado.
4-. Las reuniones… mejor a primera hora.
Si establecen una hora de reunión próxima a la salida del personal, solo conseguirán que el mismo esté más pendiente de la hora que de lo que allí se esté tratando. Las reuniones deberán ser a primera hora, sin que rompa la mañana, de cara a que después tengan tiempo de maniobra para poder implementar lo que allí se acuerde o trate.
5-. Saber diferenciar lo urgente de lo importante.
En las reuniones, por muy bien que las lleven preparadas, surgen imprevistos que deberán ser resueltos de inmediato para el correcto devenir de los encuentros. David Allen, en su libro «Haz que funcione», argumenta que hay que usar «la regla de los 2 minutos». Si sale alguna acción que son capaces de resolver en menos de esos 2 minutos, tienen que dejarla lista de inmediato, tardarán más tiempo en ponerla en la agenda, planificarla, etc. Aunque hace la «diatriba» de que siempre y cuando no sean acciones que se puedan delegar, en ese caso, también se ejecutaría esa delegación de manera automática.
6-. Designen un responsable de reunión.
Si sus empresas no son muy grandes, puede ser que no cuenten con personal de secretariado que haga las veces de «anotador». Es importante que después de cada reunión, esa persona responsable envíe a los asistentes un resumen que refuerce lo allí comentado. En muchas ocasiones, y como vamos al ritmo que vamos, pasadas unas horas de la reunión, se nos han olvidado la mitad de las cosas expuestas y acordadas.
En ese resumen, no solamente se anotarán las posibles decisiones que se acuerden, sino las «deadlines» y los roles de responsabilidad asignados.
7-. Eviten interrupciones.
Utilicen la tecnología (móviles, portátiles, teléfonos fijos, etc.) solamente si es necesario para la reunión. Eviten coger llamadas de manera recurrente ya que, además de romper el ritmo de la reunión, provocará que se hagan más largas y farragosas. Es preferible tener una reunión corrida de 30 minutos, que una de 1 hora y 10 minutos con cortes continuos.
Además del talento que aporten los asistentes, el éxito de una reunión tiene más ítem a tener en cuenta, como hemos comentado, la correcta y productiva selección de las temáticas a tratar, la preparación de la información necesaria, los tiempos, las acciones de «real time», etc. harán que tengan mayor índice de éxito y que realmente valgan la pena.
