En nuestro grupo de empresas se planifican reuniones constantemente. Cada día, no sólo de manera externa, sino también interna, diferentes áreas de las sociedades tienen que sentarse para hablar de estrategias, proyectos, roles de responsabilidad y un largo etcétera que implica paralelamente una inversión en tiempo.
Para que las reuniones sean lo más productivas posibles y logremos optimizar el tiempo de las mismas, hay una serie de premisas que deberemos tener en cuenta y que pasamos a comentarles:
1-. Escriba un orden del día y envíelo previamente
No se trata de citar a tres áreas de su empresa un día a una hora en un lugar; las reuniones tienen que tener planificación previa. El convocante deberá enviar con suficiente antelación las temáticas a tratar de cara a conseguir que las reuniones sean más ágiles y funcionales. Además, de cara a evitar olvidos innecesarios, recuerde la fecha, hora, temas y lugar de la reunión vía email con antelación.
2-. Cuidado con el horario de la reunión
Está comprobado que las reuniones son más productivas por las mañanas. Los asistentes no tienen acumuladas horas de trabajo y estarán más predispuestos a la participación. Muchas empresas dejan las reuniones para las horas finales del día y esto puede ser contraproducente en la mayoría de los casos. Esto último sucede porque los presentes tendrán la cabeza puesta en el reloj constantemente porque quizás se ha cumplido ya su horario laboral, tienen mucha carga de trabajo acumulada de toda la jornada, tienen prisa y dan por entendido cosas que no han comprendido, participan poco porque su mente les dice que tienen aún que hacer muchas cosas antes de cerrar el ordenador, etc.
3-. Lleve los recursos necesarios
En demasiadas ocasiones nos tenemos que levantar de la mesa de reunión para imprimir información, sacar algunos número objeto de estudio, visualizar email que están relacionados con la convocatoria… Si hace caso al punto 1 de estos consejos, sea proactivo y prepare el material de la reunión con antelación. Evitará pérdida de tiempo innecesaria y optimizará la sesión sobremanera.
4-. Evite distracciones innecesarias
Todos tenemos más trabajo de la cuenta normalmente, pero hay que ver las reuniones como parte del mismo para poder avanzar. Rechace llamadas que no son realmente urgentes, evite mirar los email en su terminal constantemente, si es realmente importante, será una de las llamadas que tendrá que coger en la sala.
El tiempo de una reunión es para la reunión…
No hable del partido de ayer, de la anécdota del autobús matutino o de los problemas con el suegro, esto hágalo en el tiempo del café o en cualquier descanso.
5-. Siente las bases de la próxima reunión
Cuando esté finalizando la reunión, haga en voz alta un resumen de lo comentado (aunque después se escriba y envíe también). Si se ha acordado tareas para desarrollar, asigne responsable y «deadlines» o fechas límite de entrega. Si el caso lo permite, establezca nueva fecha de reunión en función de las agendas de los asistentes, están allí, y será más fácil llegar a un acuerdo en cuando a la misma.
Como ven, no son pasos demasiados difíciles de dar, pero que en la mayoría de ocasiones los obviamos y no conseguimos ser más eficaces (y eficientes) en las reuniones de trabajo.
Alcrea Consulting.
